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Vol. 5 n°7 | 9 avril 2020
Bonjour,
Communication en continu | COVID-19
Acte notarié technologique
Une première semaine de succès
À une semaine de la mise à votre disposition de l'acte notarié technologique, nous constatons l'intérêt marqué pour cette solution. En date d'hier, 458 actes ont été réalisés et plus de 500 notaires se sont dotés des outils nécessaires. 

Les services d'accompagnement par les fournisseurs sont également très populaires et les rendez-vous pour certains types d'accompagnement sont maintenant rendus en mai ! Sur ce point, nous vous rappelons de vous référer d'abord aux documents et outils accessibles sur la page Web dédiée à l'acte technologique. Cette documentation, éprouvée par des confrères, présente de nombreuses indications répondant à plusieurs questions qui reviennent auprès des fournisseurs.

Après avoir consulté et lu attentivement les documents accessibles sur cette page, préparez-vous adéquatement avant votre rendez-vous avec Acceo ou Avancie, et ce, afin que tous les notaires puissent bénéficier rapidement et efficacement de leurs services, à savoir :
Assurez-vous d'avoir installé la bonne version de Teams : Office 365 Business essentials ou Business Premium. Obtenez-en la confirmation auprès du fournisseur qui vous l'a vendu ; 
Regroupez-vous ! Bénéficiez des réponses aux questions de tous les membres du personnel de votre étude en suivant la formation ensemble.
Enfin, n'oubliez pas, avant de recevoir votre premier acte, faites des simulations avec votre personnel, vos collègues… et assurez-vous que votre signature numérique est à jour et fonctionnelle.
Acte notarié technologique
Nouvelle version de ConsignO Cloud-CNQ
L'avez-vous remarqué ? Une nouvelle version de ConsignO Cloud-CNQ a été mise en production par Notarius vendredi soir dernier. Celle-ci bloque maintenant l'accès du signataire vers l'acte une fois sa signature apposée. Il devient donc inutile de lui demander de supprimer son courriel d'accès. Les lignes directrices ont été modifiées pour refléter cette nouveauté.

La procédure ConsignO Cloud-CNQ a aussi fait l'objet d'ajustements relativement à :
la jonction d'une annexe à un acte notarié ;
la façon de produire une copie conforme.
Enfin, nous vous rappelons que ConsignO Cloud-CNQ peut aussi servir à la préparation d'actes sous seing privé, mais que vous ne pouvez pas utiliser ConsignO Affaires pour recevoir des actes notariés technologiques.
Registres des dispositions testamentaires et des mandats
Prioriser les demandes électroniques !
Les services des Registres des dispositions testamentaires et des mandats sont maintenus. Cependant, en raison des circonstances, les délais de traitement sont plus élevés pour :
les demandes de recherche reçues par la poste et par télécopieur ;
l'émission des certificats de recherche officiels sur support papier, donc transmis par la poste. 
Afin de limiter les impacts occasionnés par ces délais, nous inviterons le public à s'adjoindre les services d'un notaire qui pourra transmettre les demandes de recherche en utilisant la Recherche électronique au registre.

De cette façon, dans l'attente du certificat de recherche sur support papier, le notaire pourra transmettre, à qui de droit, une copie du résultat obtenu sur la plateforme.
Nouvelles de la Chambre
Tous les contenus et outils pour vous soutenir dans vos activités professionnelles, en cette période de pandémie, ont été regroupés sur les pages ci-dessous. Comme la situation évolue de jour en jour, nous vous invitons à les consulter régulièrement :
Outils et communications en lien avec la COVID-19
La page Web dédiée à la COVID-19, sur l'Inforoute notariale, regroupe l'ensemble des communiqués de l'Ordre et des partenaires ainsi que des outils mis à votre disposition. D'ailleurs, plusieurs institutions financières acceptent les hypothèques signées à distance par acte technologique. Vous n'avez donc pas à communiquer avec elles pour chacun de vos dossiers. À ce jour, ces institutions financières sont : BNC, Desjardins, RBC, TD, First National et Investors Group.
Outils et communications en lien avec l'acte technologique notarié
La page Web dédiée à l'acte technologique, sur l'Inforoute notariale, présente l'ensemble de la documentation nécessaire à son exécution et les services offerts y étant reliés. Elle est votre référence première ! Une lettre adressée au ministère de Justice, concernant les honoraires des notaires, s'y retrouve également.
Également, une page Web dédiée au public, sur le site de la Chambre, est également accessible. Elle contient des informations en lien avec l'état d'urgence sanitaire et les services notariaux. Référez-y vos clients !

En ces moments où les rencontres entre personne sont restreintes, les médias sociaux deviennent des plateformes d'échanges prisées. Déjà populaires par le passé, celles-ci le sont encore plus depuis les dernières semaines. Bien que virtuels, les échanges qui y sont entretenus doivent être respectueux et dignes, encore plus lorsqu'ils sont soutenus par des professionnels. À ce propos, nous rappelons à votre mémoire cet article de l'Entracte
Nouvelles législatives
Petites créances
Indexation du tarif des honoraires pour la médiation
Le tarif des honoraires payables à un médiateur pour des demandes relatives à des petites créances est indexé depuis le 1er avril 2020. Vous pouvez consulter le tableau pertinent ici : Gazette officielle du Québec, partie 1, no. 14 du 4 avril 2020 (p. 281).
Actualités
Série de courriels frauduleux en cours
Il se peut que vous ayez récemment reçu un courriel de ce type de la part du FARPCNQ, de la Chambre ou même d'un confrère. Malheureusement, il s'agit d'un courriel frauduleux. Après analyse, nous tenons toutefois à vous rassurer : ces courriels sont sans conséquence pour la sécurité de vos données.
 
Soyez toujours vigilants ! Si vous recevez un courriel de ce  type à l'avenir, ne l'ouvrez pas et détruisez-le. Si vous avez un doute, ne l'ouvrez pas et faites-le suivre à votre soutien technique pour analyse.
Service de prévalidation du registre foncier
Afin de soutenir adéquatement sa clientèle dans ses transactions, la Direction générale du Registre foncier offre la possibilité d'effectuer un examen préalable d'un document à publier, dans la mesure où celui-ci répond à certains critères. Il peut être particulièrement judicieux pour le praticien d'utiliser ce service de prévalidation, surtout lorsqu'il s'apprête à présenter un document volumineux au registre foncier.
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Bibliothèque notariale
Répertoire de droit / Nouvelle série
Ajouts et mises à jour de modèles d'actes !
De nouveaux modèles d'actes sont accessibles dans les sections « Procédures non contentieuses devant tribunal ». Des mises à jour sont aussi accessibles dans les sections « Biens », « Libéralités » et « Procédures non contentieuses devant tribunal » du Répertoire de droit / Nouvelle série sur le site de la Bibliothèque notariale.
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Dans la prochaine infolettre Minute, la Chambre publiera la liste détaillée des outils créés pour accompagner le public et les notaires dans cette réforme.
Nouveauté !
Tout sur la réforme en copropriété divise
Depuis ce printemps, la Bibliothèque notariale met à votre disposition une tuile sur la page d'accueil rassemblant toute l'information pertinente sur cette réforme.
 
Les auteurs et les éditeurs ont bien amorcé la réforme de la copropriété divise en offrant au milieu juridique toute la documentation nécessaire à ce changement majeur. Puisque celle-ci est, et continue d'être prolifique, découvrez une façon rapide d'avoir une vue d'ensemble !
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Service aux membres
Nouveau service AbilitiTCCi (COVID-19)
et aide à la famille
Dans le contexte difficile actuel, le P.A.N. offre une thérapie cognitivo-comportementale (TCC) guidée par un thérapeute au moyen d'une plateforme en ligne accessible à partir de la maison. Ce programme traite les symptômes d'anxiété associés aux aspects particulièrement problématiques des pandémies : incertitude, isolement, prestation de soins à la famille et aux membres de la collectivité, surinformation et gestion du stress. Vous désirez de l'information sur cette thérapie ? Cliquez sur les liens Présentation de la thérapie et FAQ. Pour vous inscrire, visitez le site PAN.abilititcci.com
Le P.A.N. a développé un programme de soutien et d'aide pour la famille (nouveaux parents et aidants naturels). Si cela représente votre réalité familiale, n'hésitez pas à communiquer avec nous. C'est avec plaisir que nous vous transmettrons gratuitement une trousse contenant des conseils pratiques et vous pourrez avoir accès à des heures de consultation supplémentaires liées à votre statut de nouveau parent ou d'aidant naturel. Consultez notre page sur l'Inforoute notariale dans la section « Services aux membres » pour tous les détails.

Me Louis Vincent, président du P.A.N.
Obligations professionnelles
Surveillez vos dates d'échéances !
En cours d'année, plusieurs déclarations doivent être remplies en lien avec vos obligations professionnelles. Voici celles en cours avec les modifications apportées aux dates d'échéances : 
Production du rapport annuel de comptabilité en fidéicommis | 8 janvier au 1er juin 2020
Déclaration de formation continue | 14 janvier au 1er juin 2020
Inscription annuelle et paiement de cotisation | 24 février au 1er juin 2020
Déclaration annuelle de société | 2 mars au 1er juin 2020
Nonobstant la pandémie, les opérations habituelles de l'Ordre se poursuivent. La Chambre des notaires a néanmoins décidé d'accorder un délai supplémentaire à certaines des obligations professionnelles statutaires.
Changements au Tableau de l'Ordre
Pour obtenir les derniers changements au Tableau de l'Ordre, notamment, les avis de radiation temporaire et administrative, les avis de limitation et de cessation d'exercice nous vous invitons à consulter la dernière infolettre que vous avez reçue de la Chambre des notaires. Si vous n'êtes pas abonné à celle-ci, consultez l'outil Trouver un notaire http://www.cnq.org/fr/trouver-un-notaire.html et faites une recherche à partir de l'onglet « Recherche au Tableau de l'Ordre ». Pour recevoir lesdits avis, abonnez-nous à l'infolettre Minute.
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Avis aux membres
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AVIS LÉGAL
© Chambre des notaires du Québec, 2020. Mention légale : http://www.cnq.org/fr/mentions-legales.html. Les opinions émises dans les textes n'engagent que la responsabilité des auteurs. Le fait qu'un annonceur puisse présenter de l'information, une chronique, une opinion ou un court dossier dans l'infolettre ne signifie pas nécessairement que ces contenus sont endossés par la Chambre des notaires du Québec. Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.