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10 décembre 2020

Bonjour,
NOUVELLES DE LA CHAMBRE
Forte hausse des demandes de conciliation de comptes d'honoraires observée
La surchauffe exceptionnelle, et durable à la fois, du marché immobilier actuel amène un achalandage accru dans vos bureaux. Inévitablement, certains clients mécontents, pour mille et une raisons, souhaiteront déposer une demande de conciliation en lien avec vos honoraires professionnels. 

L'analyse des demandes nous force à mettre en lumière et vous rappeler quelques conseils afin de réduire ce type de situation.
1ère règle primordiale : Informez vos clients au préalable !
Un contrat de service est fortement recommandé afin de mettre en lumière les tenants et aboutissants de votre travail ainsi que les honoraires s'y rapportant.

Pas le temps de rédiger un contrat en bonne et due forme ? Un courriel au client énonçant le travail à faire et les honoraires requis limitera les mauvaises surprises et s'avèrera très utile advenant l'ouverture d'un dossier en conciliation.

N'oubliez pas de préciser que les débours et les taxes ne sont pas compris dans vos honoraires. Évitez de donner l'impression de présenter une facturation non explicite. Soyez clair sur les honoraires exigés.

Vous devez faire du travail supplémentaire pour un dossier ? Avisez-en votre client dès que possible ! Il en va de même si une assurance-titre est requise. 
2e règle primordiale : Prenez des notes au dossier ! 
Même si aucun écrit n'est remis au client, ce dernier peut très bien avancer sa compréhension d'une discussion, formelle ou non, tenue avec vous. Compte tenu du nombre de dossiers que vous avez à traiter, vous avez tout intérêt à noter la teneur de celle-ci dans votre dossier afin de vous en souvenir.

De plus, transmettre sur-le-champ un courriel à votre client faisant état du contenu de votre discussion est une bonne façon de prévenir toute ambiguïté concernant les propos tenus. 
UN PETIT RAPPEL : Le notaire est un spécialiste de la preuve écrite,
 il gagne sa vie à assurer la protection de ses clients…
 Pourquoi alors ne pas assurer votre propre protection par une documentation
 adéquate et une information transparente dès le début de la relation d'affaires !
Documentation utile pour vous et vos clients :
Contrat de confiance | (2018) 27-3 Entracte 13
Répertoire de droit / Nouvelle série - Modèles d'actes - Pratique notariale 10.
Contrats de services professionnels | Bibliothèque notariale
Et si l'attitude aidait à prendre de l'altitude | (2018) 26-4 Entracte 38-41
Enfin, si vous trouvez que documenter votre dossier ou informer votre client prend trop de temps, imaginez un peu le temps (et l'argent) que vous risquez de perdre dans un processus de conciliation de comptes d'honoraires.
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