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16 mars 2020
Bonjour,
Message important de votre Président
Chères consoeurs, chers confrères,

Au moment où le Québec est plongé dans une situation sans précédent, il nous appartient à tous de prendre nos responsabilités sociétales afin de ralentir la propagation du virus COVID-19.
 
C'est dans cette optique que les autorités de l'Ordre ont travaillé sans relâche, le weekend dernier, afin d'orchestrer les actions à prendre. Non seulement la Chambre est un organisme réglementaire, mais comme vous, elle offre des services directs à la population. Avec la gradation survenue au cours des derniers jours, nous devons tenir compte de multiples paramètres.
L'analyse de l'ensemble des situations doit se faire de manière à agir avec prévoyance. Il faut prendre les bonnes orientations afin de :
               
bien vous accompagner ;
bien accompagner nos clients mutuels ;
bien accompagner nos employés. 
Le contexte demande à tous de consacrer nos énergies à la continuité des affaires, tout en assurant la plus grande précaution pour nos proches et nous-mêmes.
 
C'est en ce sens que de nouvelles décisions ont été prises. Il a été convenu de : 

Reporter les périodes d'obligations réglementaires professionnelles
La fin de ces obligations sera dorénavant le 1er juin et non plus le 31 mars comme stipulé dans nos avis. Ceci s'applique, entre autres, au paiement de la cotisation et au renouvellement de l'inscription au Tableau de l'ordre, à la déclaration annuelle en fidéicommis, à la déclaration de société ainsi qu'à la déclaration de fin de période de formation continue obligatoire ; 
Produire un outil que vous pourrez utiliser auprès de vos clients et intervenants. Il s'agit d'une lettre présentant les recommandations de votre ordre quant au respect des orientations gouvernementales prévues en état d'urgence sanitaire ;
Développer des canaux de communication d'urgence avec les partenaires du milieu notarial pour informer des délais possibles dans le traitement des dossiers courants. Par exemple, les institutions financières quant aux règlements de succession en cours ou à venir, l'OACIQ pour arrimer nos messages aux clientèles actuellement dans des processus de vente, d'achat ou de transferts et autres.
Parallèlement, la Chambre doit également modifier ses façons de faire pour les deux prochaines semaines. Les opérations courantes seront ralenties pendant cette transition. Soyez toutefois assurés que toutes les équipes continuent d'être en support auprès de ses clientèles, dont vous notaires ! Des communications pour vous supporter et vous fournir les détails d'opération continueront de vous être transmises au cours des semaines à venir.
 
Vous avez été nombreux à vous adresser à moi, ainsi qu'à partager auprès des équipes de la Chambre vos questionnements au cours des derniers jours. En mon nom personnel et celui des employés de la Chambre, je vous en remercie. C'est en échangeant autour de nos réalités que nous pouvons développer une meilleure analyse de la situation et des besoins, sachant qu'elle continuera d'évoluer.
 
Nous nous adapterons aux situations et sommes assurés que vous ferez de même.
François Bibeau, notaire
Président de la Chambre des notaires du Québec
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