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14 septembre 2020

Bonjour,
COMMUNICATION EN CONTINU : COVID-19
Acte notarié technologique
Lignes directrices : obligation de maintenir un répertoire technologique et inscription du support à l'index
Des modifications sont apportées à l'article 8b) et à la section 9 des Lignes directrices : Normes pour recevoir à distance un acte notarié en minute sur un support technologique afin d'ajouter l'obligation pour le notaire ayant un acte notarié technologique dans son greffe de maintenir un répertoire technologique de ces actes ainsi que d'ajouter une mention quant au support d'un acte notarié technologique à l'index.
 
Concrètement, cela signifie que :
Vous devrez, pour tous les actes notariés technologiques reçus à compter du 28 septembre 2020, les inscrire au sein d'un répertoire technologique et inscrire une mention à l'index qu'un support technologique a été utilisé ;
Vous devez également, pour tous les actes notariés technologiques reçus avant le 28 septembre 2020, les inscrire au répertoire technologique et à l'index avant le 28 décembre 2020 ;
Ce répertoire technologique ne se substitue pas au répertoire sur support papier dont la tenue demeure exactement la même, incluant l'obligation déjà prévue par les lignes directrices d'y préciser le support de l'acte lorsqu'il est technologique ;
La Chambre a travaillé de concert avec les fournisseurs des logiciels Pronotaire, Procardex et Para-Maître afin que ceux-ci soient conformes à ces nouvelles obligations. Les notaires utilisant correctement ces logiciels pourront maintenir dans celui-ci le répertoire technologique requis et l'information sera inscrite à l'index. Les utilisateurs de ces solutions recevront une communication de leurs fournisseurs à ce sujet, notamment afin de faire la mise à jour requise pour bénéficier de ces nouvelles fonctionnalités ;
Le notaire qui n'utilise pas ces logiciels devra maintenir le répertoire technologique en utilisant le modèle format Excel accessible sur l'Inforoute notariale, de le conserver dans son environnement de travail et d'en effectuer une copie de sauvegarde.
Cette obligation est nécessaire afin qu'il soit possible de repérer un acte notarié lorsque requis, car la solution Consigno Cloud-CNQ ne permet pas de recherche par numéro de minute, nature d'acte ou nom d'une partie, sauf si le notaire les a inclus dans le nom sous lequel le projet a été créé.
 
Pour tous les détails, consulter la mise à jour de la documentation afférente (Lignes directrices, FAQ, procéduriers) accessible sur l'Inforoute notariale.
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